NOTA INFORMATIVA Y DE ORIENTACIÓN PARA VOLUNTARIOS
XIII Feria Anual de la Salud “Decide to Be Healthy”
Elizabeth, New Jersey
La Asociación Hispana de Profesionales de la Salud, Inc. — AHPSI, New York — junto al Desfile y Festival Dominicano del Condado de Union, New Jersey, presenta esta nota informativa con el propósito de orientar a los nuevos voluntarios, colaboradores y miembros de apoyo que participarán en la XIII Feria Anual de la Salud “Decide to Be Healthy”, a celebrarse el domingo 26 de julio de 2026, en la Escuela Juan Pablo Duarte & José Martí, ubicada en el 25 First Street, Elizabeth, New Jersey.
Horario general del evento: 10:00 a.m. a 3:00 p.m.
Lugar: Escuela Juan Pablo Duarte & José Martí
Dirección: 25 First Street, Elizabeth, New Jersey
El objetivo principal de este documento es ayudar a los voluntarios a comprender cuáles son las diferentes áreas necesarias para organizar, apoyar y desarrollar una feria comunitaria de salud de manera ordenada, humana, eficiente y segura.
Las ferias comunitarias de salud de AHPSI tienen su origen en el año 1992, cuando se inició un esfuerzo organizado para llevar servicios preventivos, orientación médica, educación en salud y apoyo comunitario directamente a las familias hispanas. Desde entonces, estas ferias se han convertido en espacios de prevención, integración, solidaridad y servicio.
Una feria de salud no se organiza solamente con mesas, carpas y profesionales. Se organiza con personas comprometidas que reciben al público, orientan a los pacientes, apoyan a las agencias participantes, mantienen el orden, resuelven situaciones imprevistas y hacen que cada familia se sienta bienvenida y respetada.
Por esta razón, es importante que cada voluntario conozca las áreas principales de coordinación y entienda cómo puede integrarse al trabajo general del evento.
Áreas principales para la coordinación de voluntarios
1. Mesa de Registro y Bienvenida
Esta área es el primer punto de contacto con el público. Los voluntarios reciben a los asistentes, les dan la bienvenida, ayudan con el registro y ofrecen orientación básica sobre los servicios disponibles. Una buena bienvenida crea confianza y facilita que las personas se integren al evento con tranquilidad.
2. Organización de Filas por Área de Servicio
Los voluntarios ayudan a organizar filas para servicios como glucosa, colesterol, presión arterial, quiropráctica, masajes terapéuticos y otros servicios preventivos. Esta función evita confusión, reduce el desorden y permite que los pacientes lleguen al área correcta.
3. Área de Exámenes Especiales
Algunos servicios requieren mayor coordinación, como evaluaciones oftalmológicas, odontológicas, pruebas relacionadas con próstata, Papanicolau u otros exámenes especiales. Los voluntarios asignados a esta área ayudan a orientar a los pacientes, organizar el flujo de entrada y salida, y mantener el orden.
4. Apoyo en Traducción y Orientación de Pacientes
En muchas ocasiones, los pacientes necesitan ayuda para comprender instrucciones, formularios o indicaciones de los profesionales. Los voluntarios que apoyan en traducción deben hacerlo con paciencia, respeto y claridad, facilitando la comunicación sin interferir en la labor profesional.
5. Área de Privacidad y Servicios Sensibles
Algunos servicios requieren discreción y confidencialidad, como pruebas de VIH, asesoramiento psicológico, evaluaciones de próstata, Papanicolau u orientación clínica privada. Los voluntarios asignados deben manejar esta área con sensibilidad, respeto y absoluta discreción.
6. Área de Unidades Móviles
Las unidades móviles pueden estar ubicadas en el estacionamiento o en un área exterior asignada. Los voluntarios ayudan a dirigir a los pacientes hacia estas unidades, verificar necesidades básicas y mantener comunicación con el equipo encargado. También pueden preguntar periódicamente: “¿Necesitan agua, sillas, materiales o algún apoyo adicional?”
7. Recepción y Escolta de Agencias Participantes
Esta área se encarga de recibir a las agencias, instituciones, profesionales y voluntarios que llegan a participar. Los voluntarios deben indicarles su ubicación, acompañarlos hasta su mesa, ayudar con cajas o materiales y ofrecer una bienvenida cordial.
8. Atención a Instituciones Participantes
Durante la feria, las agencias y profesionales también necesitan apoyo. Esta área se encarga de llevar agua, frutas, refrigerios, informar sobre el almuerzo, orientar sobre el buffet y responder a necesidades logísticas durante el evento.
9. Servicios Imprevistos y Apoyo Operativo
Toda feria comunitaria necesita un equipo flexible para resolver situaciones de último minuto. Esto puede incluir buscar sillas, abrir mesas adicionales, colocar manteles, conseguir materiales, reubicar agencias, buscar bolígrafos, papeles, extensiones eléctricas u otros recursos necesarios.
10. Motivación y Orientación al Público
Muchos asistentes llegan sin conocer todos los servicios disponibles. Los voluntarios pueden caminar por los pasillos, invitar al público a visitar diferentes estaciones, orientar sobre servicios preventivos y motivar a las familias a aprovechar la feria.
11. Área Infantil: Payasos, Pintura de Caras y Animación
La feria también es un espacio familiar. Esta área apoya la organización de actividades para niños, como payasos, pintura de caras, animación y juegos. Los voluntarios ayudan a mantener el orden, organizar filas y orientar a las familias.
12. Área de Rifas y Regalos
Las rifas y regalos requieren organización clara. Los voluntarios pueden ayudar con boletos, premios, listas, anuncios, control de entrega y distribución ordenada. Esta área debe manejarse con entusiasmo, transparencia y buena comunicación.
13. Pasillos y Circulación
Los voluntarios en los pasillos ayudan a mantener el movimiento del público, evitar aglomeraciones, responder preguntas e indicar hacia dónde deben dirigirse las personas. Esta función es esencial para mantener un ambiente ordenado y activo.
14. Agilización de la Llegada de Pacientes
Desde la entrada hasta las áreas de servicio, algunos pacientes necesitan apoyo adicional. Los voluntarios ayudan especialmente a personas mayores, familias con niños, personas con movilidad limitada o asistentes que no conocen la distribución del lugar.
15. Presentaciones Artísticas y Culturales
Cuando la feria incluye presentaciones artísticas, culturales o educativas, se necesita coordinar la llegada de los grupos, confirmar horarios, preparar el espacio y mantener comunicación con los participantes. Esta área ayuda a que el programa cultural se desarrolle sin interrupciones.
16. Área Miscelánea y Apoyo Externo
Esta área responde a necesidades fuera del espacio principal del evento, como realizar compras urgentes, ir a buscar materiales, recoger comida, apoyar con transporte de voluntarios, buscar artículos adicionales o resolver situaciones externas necesarias para el buen funcionamiento de la feria.
17. Seguridad, Orden y Control de Acceso
Esta área ayuda a orientar entradas y salidas, mantener el orden general, proteger áreas sensibles, dirigir al público hacia los espacios correspondientes y colaborar con el personal de la escuela o con el equipo organizador.
18. Estacionamiento y Orientación Exterior
Los voluntarios asignados al exterior orientan al público sobre estacionamiento, entrada principal, ubicación de unidades móviles, acceso para agencias participantes y rutas para personas mayores o familias que necesiten apoyo especial.
19. Comunicación Interna entre Coordinadores
Es importante contar con voluntarios que ayuden a transmitir mensajes entre las diferentes áreas, coordinar respuestas rápidas y mantener informado al comité central sobre cualquier necesidad. La comunicación interna evita confusión y permite resolver situaciones a tiempo.
20. Fotografía, Video y Documentación
Esta área ayuda a documentar la jornada, registrar momentos importantes, participación de agencias, voluntarios y servicios ofrecidos. Siempre debe respetarse la privacidad de los asistentes y evitar fotografías en áreas sensibles.
21. Limpieza, Orden y Cierre del Evento
Al finalizar la feria, los voluntarios ayudan a recoger materiales, organizar mesas y sillas, limpiar áreas utilizadas, devolver espacios y apoyar un cierre ordenado. El final del evento también forma parte de la imagen institucional de la feria.
Perfil esperado del voluntario
Cada voluntario representa a la organización y a la misión comunitaria de la feria. Por eso, se espera que actúe con:
Cortesía, puntualidad, respeto, paciencia, discreción, comunicación clara, actitud de servicio, capacidad de resolver problemas y compromiso con la comunidad.
No es necesario que todos los voluntarios sean profesionales de la salud. Cada persona puede aportar desde su área: orientando, acompañando, organizando, traduciendo, moviendo materiales, ayudando a las agencias o simplemente recibiendo al público con una sonrisa.
Mensaje final para los nuevos voluntarios
La XIII Feria Anual de la Salud “Decide to Be Healthy” es una oportunidad para servir, aprender y contribuir al bienestar de nuestra comunidad.
Cada voluntario cumple una función importante. Una persona que orienta en la entrada, otra que organiza una fila, otra que acompaña a una agencia, otra que ayuda a un adulto mayor o motiva a una familia a utilizar un servicio preventivo, todas forman parte de una misma misión.
Servir en una feria comunitaria de salud es ayudar a que la prevención llegue más lejos.
Es tender una mano a quienes necesitan orientación.
Es construir un ambiente de respeto, dignidad y esperanza.
AHPSI y el Desfile y Festival Dominicano del Condado de Union, New Jersey, agradecen profundamente a todos los voluntarios y colaboradores que se integran a esta jornada.
Para integrarse como voluntario o recibir más información:
info@ahpsi.org
732-277-9640
Asociación Hispana de Profesionales de la Salud, Inc. — AHPSI, New York
Desfile y Festival Dominicano del Condado de Union, New Jersey
XIII Feria Anual de la Salud “Decide to Be Healthy”
Domingo 26 de julio de 2026 — Elizabeth, New Jersey